4つの質問とは、
「洗い上げ質問」「掘り下げ質問」「示唆質問」「まとめの質問」だ。方針説明をする人が説明を行ったら、会議進行役が、まず、
「洗い上げ質問」を繰り出す。今の説明に対して、
「気になることがありませんか?」「反対意見をどんどん出していただけますか」……
懸念や異論を、文字通り、ひたすら洗い上げるのだ。
1時間の会議だと、洗い上げに15分を費やす。10名の会議で15分用いれば、大概のトピックスで洗い上げを尽くすことができる。洗い上げが出来たところで、進行役は、「掘り下げ質問」に移行する。
「掘り下げ質問」は、
「いま洗い出された5つの懸念のうち、最も深刻だと思う点はどれですか」「3つ意見を出されましたけれども、どれを先に議論したいですか」というように、
議論の優先度が高い課題は何か、掘り下げていくプロセスだ。この「掘り下げ質問」に用いる時間も、経験的には、たいてい15分だ。
その上で、最も優先度合が高い課題が、例えば、「方針の必要性はわかるけれども、それを実現するリソースが不足している」であるとか、「実施したいけども、それに当てる時間がない」というようなであったとしたら、では、「リソースが充足できれば賛成ですか」「タイムスケジュールを引き直せば、少なくとも反対はしませんか」というように、
前提をおいて、ある示唆をして、方向性を絞り込んでいく。私はこれを
「示唆質問」と呼んでいる。
「示唆質問」を繰り出した結果、合意が得られそうであれば
、結論の共有をするのだが、それも結論を伝達するのではなく、質問により行う。それが、
「まとめの質問」だ。「懸念は解消されて、この方針を実行することで、よろしいですか」「スケジュールを引き直す前提で、実行フェーズに入りたいと思いますが、さらに懸念がありますか」という質問だ。これにより、参加者のコミットメントを形成する。