いつまで経ってもスケジュールが決まらない!? 無駄なメールの応報を減らす鍵とは?

山口博

CORA / PIXTA(ピクスタ)

メールを7往復してもミーティング日時が決まらない

 ビジネススキル向上のための演習をしていると、参加者が経験しているさまざまな事例に接します。最近接した事例に、ミーティングのスケジュールを決めるためのやりとりをしていて、何度メールのやりとりをしても、スケジュールが決まらないという事例がありました。

《事例・いつまで経ってもスケジュールが決まらないメールの応酬》
Aさん:打ち合わせをしたいのですが、いかがでしょうか
Bさん:はい、打ち合わせをしましょう
Aさん:いつ頃が良いですか
Bさん:来週あたりいかがでしょうか
Aさん:来週のいつがよいでしょうか
Bさん:来週後半ならよいですよ
Aさん:水曜日の午後、金曜日の午後あたりはいかがですか
Bさん:木曜から金曜なら大丈夫です
Aさん:金曜の午後でよろしいですか
Bさん:現在のところ大丈夫です
Aさん:金曜の13時頃でもよいですか
Bさん:15時でもよいですか
Aさん:では15時でよろしくお願いします
Bさん:すいません、15時の都合が悪くなってしまいました

 これは、LINEのやりとりではなく、メールの本文のスケジュールに関する行を抜き出したものです。一日のうちにやりとりされたものではなく、数日の間にやりとりされたもの。これでは、いつまでたっても、スケジュールが決まらないでしょう。

 読者のみなさんも、こんなまどろっこしい事例があるのかと思われるかもしれませんが、演習でよく挙がってくる事例なのです。

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メールの書き方一つで防げたスケジュール調整の手間

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