リモートの浸透で無駄な会議が時短したけど……。まだまだ残るダメ会議にありがちな落とし穴

洗い上げと掘り下げがキモに

このような相談を受けたとき、私は「残りの17の異論や懸念については気にしないで、実行してみてください」と返答している。実施していただくとわかるが、最も深刻な順に上位3つの異論や懸念が解消されているので、「これでひとまず実施してみましょう」という合意形成がかなりの程度できている状態だ。  例えば1か月実施してみて、4番目から20番目の前回の会議ではマイナーな異論や懸念だった問題があらためて浮上し、深刻度合が高まったら、その1か月後の会議で合意形成していけばよいのだ。  しかし、この方法、洗い上げや掘り下げを行っておらず、最も深刻な異論や懸念から議論したのではなく、出たとこ勝負で、出された異論や懸念から次々と議論していたのであれば、使えない。  つまり、異論や懸念の洗い上げと掘り下げこそが、限られた時間で可能な範囲で合意形成し実行してみる→実行した結果をふまえて、あらためて会議を行い、その時点で浮上した問題を解消するというプロセスを可能にするのだ。  生活様式や働き方が変わるなか、限られた時間で合意形成し、まずは実行してみる。その結果をふまえて、あらためて限られた時間で合意形成するというという、合意形成と実践の反復経営が浸透するに違いにない。そのために、4つの質問による合意形成が有効だ。

まずは実行に移せる程度の合意を

 質問:他の異論や懸念を無視してよいのか  1番目から3番目までの深刻な問題について、示唆質問とまとめの質問を繰り出して合意形成すればよいということですが、それでは、例えば異論や懸念が20出されたとして、残りの17の異論や懸念については無視するということでしょうか? 異論や懸念がまだ残っているのに、それらを放置しておいてよいわけがありません。 深刻度と異論のグラフ  回答:ほかの異論や懸念は無視してよい  主要な異論や懸念について合意できていて、参加者が「もう、その他の異論や懸念について議論しなくてもよい」というように思ったのであれば、残りの異論や懸念については議論しなくてもよいのです。  例えば「システムのエラーを解消する」「製品の瑕疵をなくす」という問題は、何回でも、いくら時間がかかろうとも、何人必要になろうとも、問題がゼロになるまで解決していかなければなりません。  そうした問題と、人間の合意形成の問題は、別物なのです。人間の合意形成は、「主要な問題が解消されれば、試しにこれでやってみてもよいな」「深刻な問題が解決されていれば、少なくとも反対しない」という状況でも可能なのです。  この違いに着目せずに、人間の合意形成の領域に、品質管理のための全てのエラーを解消するマトリックスを導入してしまうから、合意形成に時間がかかり過ぎてしまうのです。 【山口博[連載コラム・分解スキル・反復演習が人生を変える]第196回】 <取材・文/山口博>
(やまぐち・ひろし) モチベーションファクター株式会社代表取締役。国内外企業の人材開発・人事部長歴任後、PwC/KPMGコンサルティング各ディレクターを経て、現職。近著に『チームを動かすファシリテーションのドリル』(扶桑社新書)、『クライアントを惹き付けるモチベーションファクター・トレーニング』(きんざい)、『99%の人が気づいていないビジネス力アップの基本100』(講談社+α新書)、『ビジネススキル急上昇日めくりドリル』(扶桑社)がある
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