仕事机が劇的に奇麗に!書類整理のための7つ文具

 前回は、会議資料作成用の文具を紹介したが、今回は書類整理のための文具を文具王こと高畑正幸氏がご紹介。ついつい、書類の山に埋もれがちなデスク周りも、ここで紹介する文具を活用すれば、きっと奇麗な仕事環境に生まれ変わるはずだ!

書類をファイリングするための文具

【その1】スケジュール&仕分けファイル(リヒトラブ) ⇒【画像】はコチラ http://hbol.jp/?attachment_id=53707  伝票やレシート類、特定の日に必要な書類やチケットなど、日々発生する煩雑な書類を整理するのは、とても面倒だ。そこでオススメなのが、この「スケジュール&仕分けファイル」。  ファイルは、31に仕切られた1ヵ月用と12に仕切られた1年用があり、日ごともしくは月ごとに仕分けできるようになっている。 「このファイルは、従来の袋型ではなく、シートがあるだけ。間に挟むだけでファイリングができるようになっています。なので、請求書や領収書をとりあえず差し込んで、整理するのに、とても便利です」(高畑氏)  さらに、このファイルのスゴいところは、別の点にもあると言う。 「表紙を綴じると、ファイルの背の部分、つまり綴じている部分のシートが内側に寄るようになっています。ここを持っていれば、投げ込んだ書類も、簡単には落ちないようになっているんです」(高畑氏)  また、1ヵ月用と1年用にはなっているが、見出しは書き換えが出来るようになっているので、費目別や会社別のデータ整理として活用する方法もあると言う。挟むだけなので、グチャグチャになった書類を仕分けて、いったん整理するのにも便利かもしれない。 【その2】ノビータ(コクヨS&T) ⇒【画像】はコチラ http://hbol.jp/?attachment_id=53710  ファイルで一番困るのが、書類を入れすぎると、楕円状にふくらみ、無駄に幅を取ることと、机の上に積み重ねたが最後、バランスを崩し、それこそデスクの大崩壊が始まる点。しかし、この「ノビータ」は、そういった問題点を解消できると高畑氏は語る。 「このファイルは、最初は薄い状態ですが、中身が増えるのに合わせて、背の部分が広がるように作られています。つまり、中身が増えていっても、均等に膨らむようになっているのです。なので、本棚に入れても無駄なスペースを取ることはありませんし、デスクに置いても、平らになるので、上に物を置いたとしても、バランスを崩して物が落ちることもありません」  整理したはずのファイルが、デスクから滑り落ちるのは、よくみかける光景だ。しかし、ついついデスクに書類の山を築いてしまう人でも、これさえあれば、惨劇に怯える必要はなさそうだ。 【その3】パンチレスファイルワンタッチ(リヒトラブ) ⇒【画像】はコチラ http://hbol.jp/?attachment_id=53713  ここまで、シート型と袋型のファイルを紹介してきたが、必要な書類を素早く簡単にまとめて閲覧できるようにファイリングするには、やはりパンチレスファイルが便利だ。しかし、この手のファイルは、フックを引っ掛けて綴じるものが多く、書類が増えると、フックを引っ掛けるのに苦労する。そこで、オススメしたいのが、この「パンチレスファイルワンタッチ」だ。 「このファイルの優れている点は、レバーを押すだけで、綴じる、開くが、どちらもできるところ。1回押すと開いて、もう1回押すと綴じるという仕組みになっています」(高畑氏)  これならストレスなく、ファイルを綴じることができそうだ。

書類をざっくり仕分けるための文具

【その1】AQUA DROPs レターケース(リヒトラブ) ⇒【画像】はコチラ http://hbol.jp/?attachment_id=53716  管理職ともなると、社内の書類にハンコを押す機会も増えることだろう。しかし、そういった書類を自分のいない間に、机の上に置かれては、紛失する可能性があるのはもちろんのこと、社内の人間もイチイチ「ご確認のほど、よろしくお願いします」などというお便りをつけるのは、面倒だ。そんな立場にある人にオススメなのが、この「AQUA DROPs レターケース」だ。 「会社の机に置く仕分けボックスですが、引き出しを開けなくても、隙間から差し込めるのが便利です。引き出し別に入れる書類を決めておけば、自分宛のポストのような引き出しとして使えます」(高畑氏)  席をはずすことの多い人には、とても重宝しそうな文具だ。 【その2】totonoe クリップボックス(コクヨS&T) ⇒【画像】はコチラ http://hbol.jp/?attachment_id=53718  散らかりがちな書類をきちんと整理する時間がない人には、“とりあえず突っ込んでおく”この「totonoe クリップボックス」が便利だ。 「ファイルボックスにクリップがついているので、メモ用紙などに走り書きをして挟んでおけば、それだけで整理ができます。当座の整理ボックスとして、とても便利です」(高畑氏)  時間がない時は、とりあえず、このボックスに投げ入れ、後日、しっかり整理する。しかし、くれぐれも、このボックスであふれるデスク周りにならないよう注意したい。

仕分けた書類を整理するための文具

【その1】ココフセンインデックス(カンミ堂) ⇒【画像】はコチラ http://hbol.jp/?attachment_id=53720  クリアファイルにありがちなことだが、せっかくクリアファイルに書類を入れても、そのクリアファイル自体が増えてしまうと、必要なものを探し出すのが難しくなってしまう。これでは、ファイルした意味がまったくない。そこで、活用したいのが「ココフセンインデックス」のような強度のある堅い付箋だと、高畑氏は言う。 「堅いので折れ曲がらないのがいいのはもちろんですが、横に5列、高さが3段階あり、見出し以外は透明なので、ファイルがどんな順番になっても、すべての見出しを一度に見ることができるうようになっています」  クリアファイルをボックスなどにタテに差し込んで使うのがオススメだと言うが、これなら、机の上に散乱させたとしても、何のファイルだが一目瞭然だ。 【その2】リペタ 貼ってはがせる紙付インデックス(ライオン事務器) ⇒【画像】はコチラ http://hbol.jp/?attachment_id=53722  フィルム素材の付箋は丈夫だが、そこに文字を書く際に、筆記用具が限定されてしまうというデメリットがある。そこで、使い勝手がいいのが、この「リペタ 貼ってはがせる紙付インデックス」だ。 「インデックス部分が、紙で出来ているので、鉛筆でも水性ペンでも奇麗に書き込めます。もちろん、フィルム素材なので、使っていてよれてしまうこともありません」(高畑氏)
高畑正幸

高畑正幸

 クリアファイルのほか、いろんなファイルに貼り付けて、書類を整理することができそうだ。  今やかゆいところにまで手が届く文具の数々。これらを使い、年末の大掃除を待たず、早くも机に溜まりつつある書類を片付けてみてはいかがだろうか? デスク周りを奇麗にすれば、仕事効率が上がるのはもちろんのこと、社内での評価も上がるかもしれないぞ!<文/HBO編集部> 【高畑正幸】 テレビ東京「TVチャンピオン」の「文房具通選手権」で3連続優勝(1999年、2001年、2005年)を果たす。「文具王」として、文具をプロデュースするほか、テレビなど数々のメディアで活躍中。 公式サイト:B-LABO
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