リモートの浸透で無駄な会議が時短したけど……。まだまだ残るダメ会議にありがちな落とし穴

 緊急事態宣言が解除されたあとも、会議時間が短縮されていると感じている人は多いに違いない。対面での会議を実施しないという対応を継続している企業もあるし、そもそも会議室をフリーアドレス席にして、オフィスの密を避けるために活用している企業もある。

リモートワークで会議が時短に

リモートワークのイメージ

photo via Pexels

 対面での会議を実施したとしても、短時間で実施することを心掛けたり、会議参加者がオフィスにいたとしても、リモートで会議をする対応をしている企業もある。一部の参加者は対面で、他の参加者はリモートで会議に参加するパターンも増えた。  全員が会議室に集まって会議をしていた際には、つい、ああでもないこうでもないと議論が続き、「そういえばあの件は」「その件は」と、だらだらと時間が経過したものだ。会議で面と向かわなくなったぶん、用件が終わるとリモートオフにして、次の仕事をする習慣が根づいてきたように思う。  なかには、一定以上のアクセスがあると回線に不具合が出るという会社の回線の都合で、時間どおりにリモート会議を終えるということを徹底している企業もある。  リモート会議は、カメラをオンにした状態ではほかの参加者の顔を正面から見る形になるし、カメラをオフにするとそもそも姿が見えないわけだが、いずれにせよ、雑談をするには対面のほうがしやすいと言える。リモート会議をめぐるこのような状況は、間違いなく会議時間を短縮することを後押ししている。

残された課題はどうすればいい?

 このように会議時間が短縮されるなかで、会議での合意形成ができなくなっている、できていたとしても合意度が低下している……という相談を受けることが多くなった。  ああでもない、こうでもないと時間をかけて議論したり、蒸し返したりすることで、やっと腹落ちしていた状況があり、それがなくなった今、合意度が低下しているというのだ。  しかし、だからといって、だらだらと議論しても合意度はあまり上がらないし、そもそも生産性が下がる。私がお勧めしているのは、異論や懸念を「洗い上げ」、最も深刻な異論や懸念を「掘り下げ」、最も深刻な異論や懸念から「示唆」を繰り出し合意形成し、最後の確認も質問で繰り出して「まとめ」ていく、4つの質問で合意形成していく方法だ。  この方法を演習したり、企業で実施していただくと、必ずといってよいほど出てくる質問に次のようなものがある。  1時間の会議で、異論や懸念が20出された。これらを掘り下げて、最も深刻な順からそうでない順に異論や懸念を並び替えた。最も深刻な順から「示唆質問」「まとめの質問」を実施し、合意形成した。しかし、1時間で3つの異論や懸念しか議論できなかった。残りの17の異論や懸念はどうすればよいか……というものだ。  残りの異論や懸念を解決しようと会議を延長したとしても、延長時間は気の遠くなる長さだ。そもそも、リモート状況下で会議を長く実施することはでない
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すべての異論や懸念を解決する必要はなし
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