「TODOリスト」はかえって生産性を下げてしまうことも!? 正しい使い方は?

あなたは、仕事で「やるべきことを管理」するために、どのような方法を使っているだろうか。一般的には、手帳やスマホ・PCアプリでTODOリストを作って管理している人が多いだろう。

TODOリストを作る目的

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 必要なタスクを洗い出して、優先順位をつけて、仕事が終わるたびに横線で消したり、チェックを入れて進めていく。そのようにTODOリストを使っている方には、ぜひ、今回の記事を読んでほしい。なぜなら、その方法は「成長を遅らせ」「生産性を下げる」誤った仕事管理方法だからだ。 そもそも、TODOリストを使う理由には「やるべきことを忘れないため」「仕事の漏れをなくすため」「優先度をつけるため」だけでなく、「脳のキャパを確保するため」というものがある。 では、「脳のキャパを確保する」とはどういうことか? 人間は脳の限られた資源を使って合理的に満足できる判断を下している。ただ、合理的な判断を下すために必要な人間の脳領域は次にやるべき仕事や、過去や未来の心配事などでも占有されていく。  次にやるべき仕事が多かったり、心配事が多いと、合理的な判断をするために必要な領域が狭くなってしまう。その人にとってはすごく考えた合理的な判断でも、周りから見ると全然合理的ではない結論になってしまう。「よく考えた!」と「満足」できる水準は、脳の領域をどれくらい使えているかにも依存している。

実際の作業に入る前段階が重要に

 そこで次にやるべきことや未来の心配事をTODOリストに落として脳を解放することで、今やるべき仕事に脳の領域をできるだけ多く使って集中できるようになるのだ。 仕事ができる人のTODOリストに関する本や、TODOリストに関するアプリはさまざまあるが、私からすると仕事効率化を目的としているよりも、売れるから作っているという印象を受ける。  本来であれば、TODOリストは捨てるものだ。TODOリストを作ってすぐに仕事に取り組む人は、仕事の期限を守れなかったり、周りに比べて成長が遅くないだろうか。TODOリストはカレンダーにまで落とし込む必要があるのだ。
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TODOリストはカレンダーと組み合わせてこそ効果がある
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