ビジネスメールが相手のイライラの原因に!?ストレッサーにならないための書き方

 仕事をしていてストレスを感じることはよくあることだ。筆者が実施しているビジネススキル開発プログラムの参加者に聞いてみると、メールに関してストレスを感じると答える人が多い。

メール一通がストレスの要因に

photo via Pexels

 たとえば、「メールを出しても返信がこない」ことにストレスを感じる人に聞いてみると、相手がメールを読んでいるのか読んでいないのか、そもそもメールは受信されたのかどうか、忙しいから返信してこないのかメール内容に問題があって返信してこないのか、メール内容に賛成だから返信してこないのか反対だからなのか……。あれこれ考えさせられること自体がストレスの元凶だという。  メールを返信してこない人には何か事情があるのだろうが、それがメールの送信者に伝わっていないことで、メール送信者にストレスを与えてしまっているのだ。  ストレスを与えてしまう人のことを「ストレッサー」という。ストレッサーは相手から疎まれる。気づかぬうちにストレッサーになってしまわないように、メールの取り扱いにも留意が必要だ。

受信者・送信者のないメールが急増

 また、なかにはメール本文に「宛先の記載がない」「差し出し人の記載がない」ことにストレスを感じるという人もいる。メール本文の冒頭に多くの場合、「〇〇会社〇〇さま」という記載があるが、それがないというのだ。  受信者・送信者のメールアドレスが記載されている欄を見にいって、これは自分とほかの誰に出されたメールだとか、自分はCCに入っていてほかの人が宛先になっているのだというアクションをしなければならないことに負荷を感じるという。  なかには、「〇〇会社〇〇さま(CC:△△さま)」とCCの宛先まで丁寧に本文に記載しているメールもある。たしかに、受信者欄、送信者欄を見にいくという手数をかける必要がない。  送信者のメールアドレスが本文に記載されていないメールは、少しやっかいだ。送信者欄のメールアドレスを見に行って、××会社の××さんだなとすぐに見当がつく場合もあれば、すぐに見当がつかないメールアドレスの場合もある。アドレス帳や名刺情報を検索しなければならないことにもなりかねない。  SNSの影響か、受信者・送信者の記載のないメールが増えているが、これは記載するということを心がけていくことで、ストレッサーからか脱却しやすい。しかし、メールの内容がストレスの元凶になってしまっている場合は、スキルの発揮が必要になる。
次のページ 
メールでも役立つ「BIGPR」
1
2
ひとつの質問で合意形成できる! ビジネススキル急上昇 日めくりドリル

ひとつの質問で、合意形成できる! 1日1問で確実にデキるようになる! 年間100社・5000人、20年以上実践してきた能力開発プログラム

PC_middleRec_left
PC_middleRec_right
関連記事
PC_fotterRec_left
PC_foterRec_right