業務のボトルネックを見極めて生産性を向上する超簡単な方法

山口博
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Greyscale / PIXTA(ピクスタ)

プロセスマッピング(一連のワークフローを視覚化する)のスキルを使うと、アクションを時系列に捉えやすくなります。キーになるアクションを見極め、分解しやすくなり、アクション全体を俯瞰できてアクションの順番の見直しをしやすくなります(※参考:脱「何を言いたいのかわからない報告書」! 3分でできる読み手に伝わる報告書の極意)。

 加えて、順調に進捗したアクション、手間取ってしまったアクションが分かりやすくなり、プロセスを進捗させるための改善点が見えやすくなります。手間取ってしまったアクションがわかり、その改善策を見いだせれば、生産性向上に役立つのです。

 働き方改革を推進する中で、業務に従事する時間も短縮され、生産性を向上したいと考えている人はたくさんいると思います。しかし、具体的で、すぐに成果につながる生産性向上策に行き当たらない人も多いようです。ここで紹介する方法は、とても簡単で、しかも、すぐに効果を実感できる方法です。

進めやすかったor進めにくかったアクションを見極める

 前回取り上げた以下の事例で見てみましょう。

(1)お客さまの○○さまから商品不具合の苦情連絡を受けた → (2)在庫商品を確認し一部不良品があることを発見した → (3)仕入先へ連絡して至急不良品を交換するよう依頼した → (4)○○さまへ訪問アポイントをとった → (5)○○さまへ謝罪訪問し商品を交換した

 この事例をプロセスマップの事例に表すと、一番上の欄に、左から右へ時系列で、自分自身がアクションしたことを記入します。プロセスを進める上で欠かせないキーとなるアクションの下には、キーとなるアクションを分解した内容を記入します。

mapping1 まず行うことは、プロセスマップ全体を見渡して、業務を進めやすかったところと進めにくかったところ、進捗させやすかったところと進捗させにくかったところを見極めるのです。

 この事例では、「謝罪訪問し商品を交換した」プロセスは進めやすく、「在庫商品を確認し一部不良品があることを発見した」プロセスはとても進捗させるのに時間がかかってしまいました。

 プロセスを進捗させづらかったアクションは、改善していかなければならないアクションだったということになります。「問題点を発見して改善しましょう」ということは、盛んに言われ続けられていますが、何をどう改善していけばよいのかが明確に示されることはあまり多くありません。実は、何をどう改善していけばよいか、かなりの確度で改善が実現できる方法があります。

 その方法が、プロセスマッピングにより進捗しづらかったアクションを見極め、自分自身のモチベーションファクター(意欲を高める要素)に照らして改善策を考える方法です。

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仕事の進めやすさはモチベーションファクターに左右される

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