脱「何を言いたいのかわからない報告書」! 3分でできる読み手に伝わる報告書の極意

山口博

happyphoto / PIXTA(ピクスタ)

報告書がうまく書けない!

 仕事を進める上で、報告はつきものです。商談報告、案件報告、活動報告、顧客申出報告、一日単位のものもあれば、月次単位のものもあります。次から次へと報告書を書いて提出するということを繰り返していますと、報告書の質を高めるということを考えている暇もありません。

 報告書の読み手からすると、この人の報告書はいつも引き付けられると思わされる人もいれば、わかりやすいという人もいれば、逆に、いつも何を言いたいのかよくわからないという人もいます。

 もし、報告書を書く際に、読み手からみてわかりやすく、読み手を引き付けることができるようになるスキルがあって、それも簡単に修得できるとすれば、身に付けてみたいと思いませんか。その方法を紹介したいと思います。

プロセスマッピングで報告書を作成する

 読み手を引き付ける報告書を作成するスキルで、このスキルさえ身に付けておけば、読み手を引き付けやすくなるというコアスキルは、プロセスマッピングのスキルです。3分間で実施できる方法です。

 まず、以下のプロセスマッピングの用紙を用意します。報告したい内容に関して、自分が行ったアクションを、プロセスマッピングの一番上の5つの枠の中に、時系列で左から右へ5つ、1分間で書き出します。

 例えば、自分が行ったアクションが次の5つだったという事例があります。

(1)お客さまの○○さまから商品不具合の苦情連絡を受けた → (2)在庫商品を確認し一部不良品があることを発見した → (3)仕入先へ連絡して至急不良品を交換するよう依頼した → (4)○○さまへ訪問アポイントをとった → (5)○○さまへ謝罪訪問し商品を交換した

 大事なポイントは、自分自身が行ったアクションを書くということです。苦情連絡を受けたのが自分自身ではなく、受付担当者だったら、「苦情連絡を受けた」という表現ではなく、「苦情連絡があったことを受付担当者から聞いた」という表現になります。在庫商品の確認をしたのが自分自身ではなく、在庫管理担当者だったら、「在庫商品を確認し」という表現ではなく、「在庫管理担当者へ確認依頼し」という表現になります。

 自分自身が行ったアクションかどうかに気を付けることだけでも、報告内容は格段に明瞭になります。

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