「簡潔に結論だけ」のメールは、あり? なし?

Melpomene / PIXTA(ピクスタ)

 最近、簡潔なメールを受け取ることが多くなったように思います。そうしたメールには、結論だけが書いてあります。一方で、その結論に至った経緯が書かれていないことが大半です。直前まで相談していた方向性と真逆な結論になっていたとしても、そうなった理由が書かれていないことすらあります。そこで、メールで質問したり、電話をして事情を聞いたりすることになってしまうのです。

 ある時、「結論が明確に書かれていることは良いことだと思うが、なぜ、経緯を書かなかったのか」と、何人かにやんわりと聞いてみたことがあります。すると、私にとっては、意外だと思える答えが返ってきました。

・メールや発言は、結論を先にということを習っているので、そうしている
・本文の長いメールを書くことは、相手に失礼だと思うし、相手の忙しい時間を割いてもらってしまうことになるので、結論だけにしている
・次に会う時に、詳しく説明しようと思った
・たいした問題ではないと思ったので、結論だけ伝えた
・相手が理由や背景は想定するだろうと思ったので、結論だけ伝えた
・詳しく知りたければ聞いてくるだろうと思ったので、省略した

理由や背景のないメールが誤解を引き起こす

 なるほど、確かに、結論を先に伝えるということは、メールでも、会話でも、プレゼンテーションでも有効な手法です。しかし、それは、結論を先に、その後に、理由や背景を説明するということがセットだと思います。理由や背景を説明せずに、結論だけ伝えるということは、本人にその意思がなくても、相手に対して「理由を問わず、背景を問わず、四の五の言わずに従え」と言っているようなものではないでしょうか。

 長文のメールには、確かに抵抗感を覚えることもあります。しかし、理由や背景を書くことは、それほど長文になるとは思えません。箇条書きする方法もあるでしょうし、次に会う時に説明しようと思ったのであれば、「とりいそぎ結論だけご連絡します。詳しくは、次にお会いした時にご説明します」と記すだけでも、相手の理解度は格段に高まるはずです。

 たいした問題ではなかったり、相手が理由や背景を想定するだろうと思ったりしたので、結論だけ伝えたという考えも、わからなくはないですが、自分が思った以上に、相手に丁寧に説明しないと相手は理解を示さないものだと考えたほうがいいでしょう。

 詳しく知りたければ聞いてくるだろうと思ったので、理由は背景の説明は省略したというケースは、確かにメール本文の文末に、「ご質問などがあれば、遠慮なくご連絡ください」と書いてあることもあります。

 そうした背景があってか、最近、この「ご質問があれば、なんでもおっしゃってください」とメールに書いてあったり、電話口で最後に言われたりすることが多くなったように思えます。

「遠慮なくご連絡ください」は使い方を間違えてはならない

 実は、この「ご質問などがあれば、遠慮なくご連絡ください」は、十分に相手の聞きたいことを説明したり答えたりした上で繰り出すのであれば、効果があります。どんなことでも説明してくれる、オープンな姿勢を示しているのだなという印象を相手に与えるはずです。

 しかし、例えば、結論だけ書いたり言ったりして、その背景や理由を説明しないで、「ご質問などがあれば、遠慮なくご連絡ください」ということを伝えると、相手からみれば、「理由を知りたければ聞け」「こちらから言うつもりはない」という、真逆の効果のメッセージにもなってしまうのです。

 相手の知りたいと思うだろう情報を、先回りして伝えること。これも相手を巻き込むことに効果のある手法なのです。

次ページ一言添えるだけで印象が変わる


チームを動かすファシリテーションのドリル

「1日1分30日」のセルフトレーニングで、
会議をうまく誘導し、部下のモチベーションを自然にあげられるようになる!

 

この連載の記事一覧

この記者の記事一覧

※本コメント機能はFacebook Ireland Limitedによって提供されており、この機能によって生じた損害に対して株式会社扶桑社は一切の責任を負いません

ドル円は底堅い展開に

昨日のドル円は、東京市場ではドル円の下値が堅い展開となりました。日経平均株価の下落を背景にした売りが先行しました。海外短期筋からの売りも観測されるなか、昨日安値の107.27円近辺を下抜けて一時107.15円近辺まで下押ししました。もっとも、その後は本邦機関投資家からの買いに支えられたこと… [続きを読む]
連載枠
連載一覧
菅野完

菅野完

草の根保守の蠢動

稲田防衛大臣と国有地払い下げ事件の塚本幼稚園を結ぶ「生長の家原理主義ネットワーク」【特別編】

東條才子

東條才子

現役愛人が説く経済学

年収はそう高くないけど愛人成約率抜群な「市場」とは?

北条かや

北条かや

炎上したくないのは、やまやまですが

若者の「節分離れ」は、恵方巻きのブラックノルマが原因である

マッチョ社長

マッチョ社長

筋トレで解決しない悩みはない!

間違ったダイエットで、仕事に悪影響を与えないためには?

武神健之

武神健之

ブラック化する日本企業への処方箋

産業医が教える「忙しすぎる“働くお母さん”に必要な休み方」ホントのところ

山口博

山口博

分解スキル・反復演習が人生を変える

いつまで経ってもスケジュールが決まらない!? 無駄なメールの応報を減らす鍵とは?

清水建二

清水建二

微表情学

金メダリスト・小平奈緒選手の表情を研究者が分析「尋常ではないプロ意識の高さ」

都市商業研究所

都市商業研究所

JR九州「全路線で減便」の衝撃――深刻な赤字の鉄道事業、対応迫られる沿線自治体

Yu Suzuki

Yu Suzuki

快適ビジネスヘルスハック

結婚にメリットがないことが遂に科学的に証明される 研究者「既婚者のほうが孤独でストレス値が高い」

石原壮一郎

石原壮一郎

名言に訊け

つまらない悩みにクヨクヨする自分を奮い立たせる三島由紀夫の至言

大熊将八

大熊将八

ビジネスニュースの深層

『秘密結社 鷹の爪』DLE、急成長のウラに隠された決算上の疑念とは?

島影真奈美

島影真奈美

仕事に効く時代小説

おんな城主・井伊直虎を育てた師の重~い箴言

江藤貴紀

江藤貴紀

ニュースの事情

中高一貫私立でレベル無視して「検定外」教科書がもてはやされる背景

闇株新聞

闇株新聞

東芝を海外勢に叩き売ってはいけないたった一つの理由