「メールを返信してこない人」はなぜ返信してこないのか?

山口博

業務効率の追求は必要だが、返信まで省略するのはアリ?

 メール返信してこない人に理由を聞いてみると、次のような答えが返ってきました。

《メールを返信しない理由(未開封編)》
●多忙でメール内容を確認できずに、返信できなかった
●業務効率を追求する中で、タイトルを見て、開封するメールと、開封しないメールを瞬時に判断しているので、開封しないメールについては、返答していない
●優先順位を付けて返信している。緊急や重大な要件であれば、督促メールや電話連絡が来るだろうから、それから対応するようにしている
●基本的にあまりメールに頼らない。重要な案件はLINEやFacebookのメッセージで迅速にやりとりしている

 これらは、メールを開封していないケースです。次に、メールを開封している人が返信しなかった理由を聞くと、次のような声が返ってきました

《メールを返信しない理由(開封するも未返信編)》
●どのように返信したらよいか考えているうちに、時間がたってしまった
●依頼に対しての対処が完了していないので、意識はしていたが、返信していなかった
●次に会った時に、口頭で話そうと思った
●依頼に対して断るのは失礼なので、応じられないという意思を、返信しないことで示そうとした

 メールを開封していないケースの人の、受信箱を見せてもらいましたが、確かに未読のメールがずらりと並んでいました。多忙で開封できなかったのか、タイトルを見て判断しているかの違いはあるが、未読であれば返信しようがありません。

 業務効率の追求する観点で、優先順位付することは極めて重要です。しかし、優先順位を付けた上で、優先順位の低いメールに対しても、短かろうとも丁重に、今は対応が難しいことや、依頼に応えられないという主旨のメール返信をして、少なくともある程度の関係性を維持することも一つのビジネス手法ではないでしょうか。

 LINEやFacebookでやりとりするのであれば、それらでコンタクトして返信すればよいだけのことです。私がやりとりしている中国のビジネスパーソンは、ほとんどがWeChatでのやりとりをしています。お互いがそれをわかっていればよいだけです。

 一方、メールを確認した上で返信していないケースは、問題の根が深いです。

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無返信メールはストレス源
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