ダメ出しか雑談で終わる期末面談は時間の無駄。どうすれば変えられる?

上司と部下による定期的な面談を義務づけている企業は多い。期末の評価面談や、期始の目標設定面談、期中の中間面談だけでなく、「One on One」、「One for One」と称して、上司と部下の1対1の面談を奨励する企業が増えてきた。

ダメ出し面談か、雑談になってしまう

面談のイメージ

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 これらの面談は期末や期始や期中の、明確で一律の目的を有したオフィシャルな面談だけでなく、上司と部下が互いの状況に応じて対話する機会を増やして、部下のモチベーションを高めて、上司と部下の関係の質を高めようとするのが目的だ。  ところが、これらの面談、部下の側からも、上司の側からも抵抗感を持たれていて、なかには逆に部下のモチベーションを低下させてしまったり、上司と部下を険悪な雰囲気に陥らせてしまうケースが少なくない。  部下からは、「上司の一方的な話を聞かされるだけで、苦痛だ」という声もあがれば、「ダメ出しをされるばかりで、話したくなくなる」という反応もある。逆に、「いつも雑談に終始して、やっている意味があるとは思えない」というものから、「会社からやれと言われているので、しかたなくやっているのが見え見え」という辛辣な声さえあがる。  一方上司は、「会社から面談をしろと言われているが、やり方がわからないので、話したいこと、話すべきことを伝えているだけ」、「部下にしっかり指導するのが上司の責任なので、ダメ出しは当たり前」という見解だ。  ところが意図とは逆に、「部下の気持ちに寄り添うために、雑談を重視している」という声もあれば、「面談で何をどうすればよいかわからないが、実施して報告しろと言われているので、やるしかない」と困惑し、形ばかりの面談になってしまっているという。

相手を巻き込む5つの質問で面談が変わる

 このような状況にひとつでも当てはまる人に、お勧めの方法がある。評価面談でも、目標設定面談でも、中間面談でも、通常のOne on Oneでも、「相手を巻き込む5つの質問」を繰り出すことだ。上司が5つの質問を繰り出し、部下がそれに対して答える。  相手を巻き込む5質問  1 やってみてどうでしたか?  2 うまくいったことは何ですか?  3 うまくいかなかったことは何ですか?  4 どのように改善したいですか?  5 サポートを得たいことは何ですか?  最後は、上司が部下に(または改善したいことを実現するために、上司に)、「サポートを得たいことは何ですか?」と聞き、部下が答えた内容に対して、可能な範囲でサポートを約束するという流れだ。そうすることで、評価するだけの上司、裁くだけの上司、ダメ出しするだけの上司から、部下を支援してくれる上司に変わることができるのだ。  このように申し上げると、「面談のそもそもの目的である評価や目標設定や、中間の進捗確認は、実施しなくてよいのか。いったいどこへいったのか」という声があがる。評価や、目標設定や、進捗確認は、相手を巻き込む5つの質問を実施して、部下が上司にサポートを得たいことの一部でも約束したあと、実施するのだ。
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5つの質問で面談を効果的に
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