グループメールアドレスだけで差出人のないメールがダメな理由

Zinkevych / PIXTA(ピクスタ)

 差出人が個人名でないメールが増えている。いわゆるグループメールアドレスで、soumu@xxxx.co.jpやcustomer@xxxx.co.jpといった、部門のメールアドレスで、そのメールアドレスには部門の複数のメンバーが登録されている。

 差出人はグループメールアドレスだが、差出人名として、担当○○、電話番号XXXXというように、個人名を書いているメールもある。しかし、差出人名として、総務部とか、顧客サービス部というように、部門名のみ記載されているものもあるし、中には、差出人名が何も書かれていないメールも散見されるようになった。

 差出人名に個人名を書くメールが少なくなっており、部門名を書くだけだったり、差出人名を何も書かなかったりするメールが増えているように感じている。私は、この現象に、日本のビジネスパーソンのモチベーション低下と責任感低下の兆候を感じてしまう。

責任所在が曖昧なメールが、受信者を惑わす

 分解スキル反復演習は、その90%が参加者同士の演習で構成されているので、その参加者は意欲があり自律性がある人がほとんどだ。演習参加者に聞いてみると、差出人に個人名がかかれていないメールについては、次のように感ずるケースが多いようだ。

○「部として出していますので、このメールに問題があっても、私個人には何の責任もありません」と言っているように思える
○「問い合わせがあれば、部として対応しますので、個別に質問して来ないでください」という意思表示をしているようだ
○差出人が部門名で、個人名が書かれていないと、単純に、誰が言っているのかがわからず、不安に思う
○実際には担当者がいるはずなので、その担当者が名前を表示できないとすれば、何か後ろめたいことがあるのではないかと勘繰ってしまう
○差出人が部門名だと、組織の力で相手にプレシャーを与えているように思えてしまう
○部門名で送信されるメールの担当者は、やる気がないのではないかと思えてしまう

 個人のパフォーマンスを高めることに貪欲で、モチベーションが高く責任感の強い、分解スキル反復演習参加者の声なので、特段、過敏なのかもしれないが、多かれ少なかれ、そのような印象をもたれてしまうようだ。

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