デスクの書類が驚くほど整理される、たった3つの極意

 年末に差し掛かり、最終出社日が大掃除というビジネスパーソンの方も多いことと思います。日々の業務で、つぎから次に紙はデスクへ、意識して減らさない限り増え続けてしまいます。そんな紙の整理のコツはズバリ“ためないこと”。

 いつか見るかもしれないからと、とりあえずしまっておきたくなる書類ですが、実はこの“とりあえず”が、書類の管理を複雑にする原因なのです。

 紙の整理の3ステップを身につけて、今日から苦労しない・迷わない、紙の整理を始めましょう!

アインシュタインレベルの能力があれば、デスクが雑然としていても仕事がはかどるのだろうが……

ステップ1・・・いらないものはゴミ箱へポイッ!

 関連部署の会議の資料、直接関わりのない社内共有のお知らせなど、自分に関係のない内容の紙類は、迷わず処分しましょう。

 自分や所属部署などに関係のあるものでも必要なのは内容です。重要な部分を手帳やカレンダーにメモで残しておけば、紙は処分しても大丈夫!

ステップ2・・・いるものは誰が、いつ、何のために必要なのかを考えてみよう!

 たとえば、○月○○日にビルでの防災訓練があるというお知らせは、当日のことを知るために必要というのがわかります。契約書の控えなども同様です。

 このように、紙をとっておくことには「誰が、いつ、何のために必要としているか」という理由があります。

 その理由を考えることで、“捨てられないからとりあえずしまっておく”という無駄がなくなります。また、いざ必要になった時に、大量な紙の中から必要な書類を探す手間も省くことができるのです。

ステップ3・・・分ける、収める

 ステップ2で、誰が、いつ、何のために必要かを考えました。つぎのステップ3では、人や行動や目的などのグループごとに分けます。そして、分けた書類はクリアホルダーに収めましょう。

 日々書類が増え続けるということは、それだけ情報も新しくなっているということです。古い情報が必要ないように、古い書類も残す必要はないのです。いずれ処分するものだから、手間のかかる複雑なファイリングは必要ありません。

ポイント:書類は残すものではなく、いずれ処分するもの。ファイルに収めるのは一時保管のためと心得て。

【1.「誰が」で分ける→仕事で関わる人ごとに分けて収納する方法】

 人ごとに分ける場合は、各担当者、色別のクリアホルダーを用意します。人ごとに色を変えると、一目で見分けられるので重ねておいても探す手間がかかりません。企画・イベントなどの書類は、日程が近いものを上に、日程が遠いものが下になるように、順にクリアホルダーに入れておきます。

【2.「いつ」で分ける→期限を決めて保管、終わったら処分する方法】

 日程の近い書類が一番上にあるので、引き出しを開けるとすぐに内容が確認できて便利です。仕事が終わったら、紙は処分します。すると、次の仕事が一番上にくるという仕組み。必要なくなった紙の捨て忘れも防げるので、紙の管理がスムーズにできるようになります。

【3.「何のために」で分ける→目的ごとにグループ分けして、収納する方】

 契約中企業との関連書類や、年間目標・会社の行事など、行っていること・行事・目的別にグループ分けをする方法もあります。一定期間保管しておきたい、まとまった量の書類がある場合におすすめのです。

【整理収納アドバイザー・高塚志保】
2011年整理収納アドバイザーの道に進み、1級資格を取得。主婦の目線を活かした自宅セミナーを開催。整理収納に特化したお片付けコミュニティサイト「お片付けレシピ」トッププロとしても活躍中。


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