「捨て仕事」や「人任せ」が効率を上げる。わずか10分で誰でもできるスケジューリング

 年度末、年度始に業務が集中し、多忙になる人は多いに違いない。そういうときこそ「優先順位をつけよう」と考えて、何から着手するか検討をし始めるも、その時間を捻出すること自体が忙しさに輪をかけてしまう。

10分程度で業務効率を上げる方法

疲れているイメージ画像

photo via Pexels

 とにかく手を動かさねばと思い業務を処理し始めるが、本当に重要な業務や緊急な業務が一向に進捗しない、などということになってしまっては、目も当てられない。  このように申し上げると、「繁忙期は業務量が多いのだから、どうしようもない」「残業して時間をかけるしかない」「がんばるしかない」という答えが返ってくる。  しかし、どれだけ業務量が多くても、業務が進捗するようになり、業務効率が上がり生産性が高まる方法がある。それも、誰でも10分程度で実施できるようになる方法だ。

マルチタスク管理とアクションプラニングとは

 その方法が、「マルチタスク管理手法」と「アクションプラニング手法」だ。  マルチタスク管理手法は、まず自分自身が手足を動かして実施しなければならない業務を書き出すことから始める。  業務を書き出したら、その日に実施しなくてもよい業務を除ける。残った業務のなかで、ほかの人に依頼できる業務があればそれを選ぶ。  こうして、その日に実施しなくてもよい業務と、ほかの人に依頼できる業務を除いた残りが、今日やらなくてはならない業務ということになる。  その日に実施しなくてもよい業務を選ぶということは、何もその業務を永遠にやらないということではない。実施すべき日に実施するということだ。もちろん、早めに実施することのほうがよいわけだが、その日に実施すべき業務をまず明確に実施することが、業務効率を上げることに役立つ。  筆者は、ほかの人に依頼できる業務があれば、それを選ぶことを推奨したら、「みんなが自分で業務をやりたがらなくなる」「業務のたらい回しになるのではないか」という意見に接したことがある。  チームメンバーみんなが、ほかの人に依頼できる業務があればそれを選ぶということは、業務を依頼することもあれば、業務を受けることもあるということだ。  「この業務は、この専門の人にやってもらおう」「あの業務は、この人にやってもらったら自分よりも早く完了してくれる」というように、適任者に実施してもらいやすくなる。メンバーがほかの人に依頼できる業務はないか検討し始めると、チーム全体の業務効率が上がるようになる。
次のページ 
短時間で予定を立て、まずは実行することから
1
2
ひとつの質問で合意形成できる! ビジネススキル急上昇 日めくりドリル

ひとつの質問で、合意形成できる! 1日1問で確実にデキるようになる! 年間100社・5000人、20年以上実践してきた能力開発プログラム

バナー 日本を壊した安倍政権
新着記事

ハーバービジネスオンライン編集部からのお知らせ

政治・経済

コロナ禍でむしろ沁みる「全員悪人」の祭典。映画『ジェントルメン』の魅力

カルチャー・スポーツ

頻発する「検索汚染」とキーワードによる検索の限界

社会

ロンドン再封鎖16週目。最終回・英国社会は「新たな段階」に。<入江敦彦の『足止め喰らい日記』嫌々乍らReturns>

国際

仮想通貨は“仮想”な存在なのか? 拡大する現実世界への影響

政治・経済

漫画『進撃の巨人』で政治のエッセンスを。 良質なエンターテイメントは「政治離れ」の処方箋

カルチャー・スポーツ

上司の「応援」なんて部下には響かない!? 今すぐ職場に導入するべきモチベーションアップの方法

社会

64bitへのWindowsの流れ。そして、32bit版Windowsの終焉

社会

再び訪れる「就職氷河期」。縁故優遇政権を終わらせるのは今

政治・経済

微表情研究の世界的権威に聞いた、AI表情分析技術の展望

社会

PDFの生みの親、チャールズ・ゲシキ氏死去。その技術と歴史を振り返る

社会

新年度で登場した「どうしてもソリが合わない同僚」と付き合う方法

社会

マンガでわかる「ウイルスの変異」ってなに?

社会

アンソニー・ホプキンスのオスカー受賞は「番狂わせ」なんかじゃない! 映画『ファーザー』のここが凄い

カルチャー・スポーツ

ネットで話題の「陰謀論チャート」を徹底解説&日本語訳してみた

社会

ロンドン再封鎖15週目。肥満やペットに現れ出したニューノーマル社会の歪み<入江敦彦の『足止め喰らい日記』嫌々乍らReturns>

社会

「ケーキの出前」に「高級ブランドのサブスク」も――コロナ禍のなか「進化」する百貨店

政治・経済

「高度外国人材」という言葉に潜む欺瞞と、日本が搾取し依存する圧倒的多数の外国人労働者の実像とは?

社会